3.9.1　文档的批注与修订

3.9.1　文档的批注与修订

批注是指阅读者对文档的内容提出的意见和建议。修订是在对文档进行修改时，用特殊的符号或颜色标记曾经修改过的内容，使其他用户可以看到该文档中被人调整过的地方。

3.9.1.1　批注文档

1．添加批注

在文档中添加批注的操作步骤为：

（1）选定要添加批注的内容；

（2）切换到“审阅”选项卡，单击“批注”选项组中的“新建批注”按钮，选中的文本会显示批注标记，同时出现批注连接线和批注框。如图3-76所示；

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图3--76　添加批注

（3）在批注框中输入批注内容。

2．删除批注

如果要删除批注，只需单击“审阅”选项卡中“批注”选项组中的“删除”按钮img201；如果要删除全部批注，单击“删除”下拉按钮，在下拉菜单中选择“删除文档中的所有批注”命令。

3.9.1.2　修订文档

在Word中，可以跟踪每个插入、删除、移动、格式更改或批注操作，以便以后审阅这些更改。这种跟踪功能是通过修订操作实现的。

对文档进行修订的操作步骤如下：

（1）打开需修订的文档；

（2）切换到“审阅”选项卡，单击“修订”选项组中的“修订”按钮进入修订状态；

（3）按正常编辑方式对文档进行修改，修订的内容将在原位置以不同的格式显示，并在侧面显示一条竖线以标记修订，如图3-77所示；

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图3-77　修订后的效果

（4）如果要以批注的形式显示添加的修订，可以在“修订”选项组中单击“显示标记”下拉按钮，在弹出的菜单中选择“批注框”命令，再选择“在批注框中显示修订”命令，结果如图3-78所示；

（5）如果有多人同时修订文档，每位修订人可以设置不同的修订显示颜色，方法是单击“审阅”选项卡“修订”选项组中“修订”下拉按钮，在弹出的菜单中选择“修订选项”命令，打开如图3-79所示的“修订选项”对话框；

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图3-78　以批注的形式显示修订

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图3-79　“修订选项”对话框

（6）在“标记”选项组中，设置修订的内容所显示的格式标记和颜色，设置完成后单击“确定”按钮；

（7）对文档的内容修订结束后，再次单击“修订”按钮退出修订状态。

特别提示

对文档中的修订，应该在查看后进行处理，即接受或拒绝修订内容。处理方法是单击需处理的修订位置，然后在“审阅”选项卡的“更改”选项组中单击“接受”或“拒绝”按钮进行相应的操作。