3.9.2　邮件合并

3.9.2　邮件合并

在日常的办公过程中，可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，用户可以轻松、准确、快速地完成这些任务。

使用邮件合并主要需要两个条件：一是需要制作的文档数量较大，且这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容。比如会议通知中通知内容固定不变，收通知的人的姓名不同。二是变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。如所有收通知的人的姓名都在一个工作表中。

以创建信函为例，使用邮件合并的具体操作步骤如下：

（1）建立主文档，即前面提到的固定不变的主体内容；

（2）准备好数据源，即含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容；

（3）在主文档中，切换到“邮件”选项卡的“开始邮件合并”选项组，单击“开始邮件合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“信函”命令；

（4）单击“选择收件人”按钮，从下拉菜单中选择“使用现有列表”命令，打开“选取数据源”对话框。如图3-80所示；

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图3-80　“选取数据源”对话框

（5）在对话框中选择数据源文件，单击“打开”按钮，打开如图3-81所示的“选择表格”对话框；

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图3-81　“选择表格”对话框

（6）选择数据源所在的表格，单击“确定”按钮。此时，“开始邮件合并”选项组中的“编辑收件人列表”按钮变为可用；

（7）如果要对收件人作编辑，单击“编辑收件人列表”按钮，弹出如图3-82所示的“邮件合并收件人”对话框；

（8）在“邮件合并收件人”对话框中可以选择收件人，也可以筛选出满足条件的收件人，编辑完成后单击“确定”按钮；

（9）将插入点置于要插入合并域的位置，单击“编写和插入域”选项组中的“插入合并域”按钮，从弹出的菜单中选择要插入的域，如图3-83所示；

（10）单击“邮件”选项卡“预览结果”选项组中“预览结果”按钮，查看邮件合并效果；

（11）使用“预览结果”选项组中的img207按钮，预览每位收件人的信函内容；

（12）预览确认无误后，单击“完成”选项组中的“完成并合并”按钮，在下拉菜单中选择“编辑单个文档”命令，打开如图3-84所示的“合并到新文档”对话框；

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图3-82　“邮件合并收件人”对话框

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图3-83　选择要插入的域

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图3-84　“合并到新文档”对话框

（13）选中“全部”并确定完成合并。Word将在新的文档中显示合并后的所有文档。

特别提示

邮件合并时使用的数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。