为了做好图书馆公文处理、档案管理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据学校有关规定，结合我馆实际情况特制定本细则。
一、图书馆公文处理、档案管理工作由办公室文秘人员具体负责。文秘人员应具备优良的素质，忠于职守，廉洁正派，精通业务，并保持相对稳定。
二、公文处理
(一)公文种类
图书馆公文种类主要有：议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、重要信函、会议纪要等。
(二)公文格式
我馆内部使用的公文格式一般不可缺少标题、主送部门、正文、印章、成文时间、抄送机关等部分。
(三)行文规则
1．图书馆的各项决议、决定、计划均应以公文形式上网或下发馆内各部(室)。
2．“请示”公文必须一文一事。一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。不得将“请示”、“报告”混用或在“报告”中夹带请示事项。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导本人。
(四)公文办理
1．公文由文秘人员统一收发、登记、分办、传递、用印、立卷和归档。
2．凡需办理的公文，由文秘人员送馆长批示或交有关业务部门办理。紧急公文要确定办理时限。
3．已送馆长批示或交有关业务部门办理的公文，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间，防止漏办和延误。
4．草拟和签批公文，应使用钢笔。
5．传递学校或上级秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。
三、档案管理
(一)归档范围
1．上级、学校、本馆发布的关于图书馆管理工作及馆级干部任免的正式文件。
2．党委组织部门下发的关于图书馆党支部任免通知、批复及党支部工作计划、总结、组织宣传工作等材料。
3．图书馆工作计划、总结(大事记)。
4．图书馆向上级机关的请示、报告及批复。
5．图书馆的工作意见、决议、决定、通知、通报、经验介绍、会议记录、工作通讯、发言材料等。
6．图书馆规章制度。
7．机构的设置、撤消、新印章的起用通知、馆藏、部(室)干部任免等。
8．年度藏书、实有藏书、累计藏书等统计报表。经费的收支预决算及报表，财产管理(房屋、家具、设备)及财产调入调出手续等。
9．工作人员名册，调入、调出、转正定级、启薪、职称评定、聘任、奖惩、离退休、统战、复转军人、少数民族名单、病事假、进修学习等工作材料及统计报表。
10．安全、卫生、工会工作计划、总结、经验材料等。
11．与图书馆业务有关的国内外交流活动，包括出行的手续、接待来访记录、展览图片资料、来往函件、协议书、合同、互赠礼品清单等有关文件、报告、总结等。
12．各部(室)工作计划、总结、请示报告等有关材料。
(二)归档要求
1．根据归档范围，馆领导及各部(室)项目负责人，应做好所形成文件材料的保管工作。在结束各项工作的同时，及时按文件形成的自然规律整理出所需归档的材料，交办公室存档。
2．根据学校规定，图书馆应在每年年底做好本馆文件材料的立卷、归档工作，经馆领导批准、签字，上报学校档案室存档。